Meetings: Muss ich da wirklich rein?

Der amerikanische Investor Warren Buffett behauptete in einem Interview, nicht mehr als an einem Meeting pro Tag teilzunehmen. Und auch nur, wenn es um wichtige Entscheidungen geht, die nicht dezentral getroffen werden können oder um für ihn unverzichtbar wichtige Reportings oder Briefings.

Vielleicht sollten wir uns davon etwas abschauen.
Denn wie oft sitzen wir in einem Meeting und denken: „Was mache ich eigentlich hier? Ich könnte meine Zeit gerade deutlich sinnvoller nutzen.“

Meetings sind wichtig. Natürlich.
Wir müssen Informationen austauschen, Entscheidungen treffen, unterschiedliche Perspektiven zusammenbringen und gemeinsam an Themen arbeiten.

Aber bevor wir die nächste Einladung verschicken, könnten wir uns zwei unangenehme Fragen stellen: Muss in diesem Meeting tatsächlich eine Entscheidung getroffen werden?

Und: Könnte diese Entscheidung nicht dort getroffen werden, wo die Verantwortung ohnehin liegt – ohne dass alle dafür zusammensitzen müssen?

Wenn Meeting, dann richtig

Ein gutes Meeting braucht mehr als eine Agenda und einen Termin im Kalender. Es braucht vor allem eine klare Führung. Jemanden, der die Sitzung dirigiert. Der freundlich, aber konsequent unterbricht, wenn jemand bei Adam und Eva beginnt. Der dafür sorgt, dass Diskussionen nicht endlos im Kreis laufen. Der die Lauten bremst und die Stilleren einbezieht. Der darauf achtet, dass alle wichtigen Informationen auf dem Tisch liegen. Und der am Ende klärt:

Was haben wir entschieden? Wer macht was? Bis wann?

Eigentlich selbstverständlich. Und trotzdem verlassen erstaunlich viele Menschen Besprechungen mit genau einer Frage: „Was war jetzt eigentlich das Ergebnis?“

Meetings sind teuer. Nicht nur, weil sie Zeit kosten. Sondern weil während eines Meetings mehrere Menschen gleichzeitig ihre eigentliche Arbeit nicht machen. Umso wichtiger ist es, diese gemeinsame Zeit so zu nutzen, dass sie einen echten Mehrwert schafft.

Das Ziel? Dass die Teilnehmer am Ende nicht erleichtert denken: „Endlich vorbei.“

Sondern: „Das war heute mal richtig gut.“

Und genau das lässt sich lernen.

In meinen Führungs- und Kommunikationstrainings bekommen die Teilnehmenden ein erstaunlich einfaches Instrument an die Hand, mit dem Meetings klarer, kürzer und verbindlicher werden. Und Mehrwert liefern statt nur Ressourcen zu blockieren.